Capsa.cz: zahodíte Dokumenty Google i Dropbox?

0

Úvod; Předplatné pro každého; Úprava dokumentů

Každý projekt potřebuje svého správce. Staňte se jím vy a Capsa.cz vás vezme na měsíc. Dobrá, zůstanete na Zemi, ale váš tým vás bude milovat. A kdo by nechtěl být oblíbeným kapitánem? Alespoň když dáte své posádce pořádné nástroje a nezapomenete s nimi také občas komunikovat. Komunikace je klíčovým prvkem každého úspěšného projektu, takže pokud chcete uspět, musíte být komunikativní. Efektivita se zaručeně zvedne. S Capsou se můžete pustit do široké škály úkolů, jež budete s vaším týmem řešit. Ve více lidech se to pokaždé lépe táhne, přesto vám nikdo nebrání se hrdinně pustit do práce v jednom člověku.

Pokud jste doposud slyšeli, jak někdo o Capse hovoří jako o webovém úložišti, má pravdu tak na půl. Ano, soubory na server nahrajete. Jenže tahle funkce není sama o sobě primární. Váš uživatelský účet prakticky není váš, při registraci nevyplňujete primárně informace o sobě, ale o vašem projektu. Ukládání dat je tedy prakticky pouze jednou z mnoha schopností webové aplikace. Ani nečekejte žádný zázračně velký prostor, na nahrávání větších objemů existují služby typu Rapidshare. Zdarma dostanete jeden gigabajt, což se hodí samozřejmě pouze pro menší projekty. Sdílet data s kolegy avšak můžete, při společné práci jde o nezbytnost.

Capsa.cz

Výhodné plány pro každého

K úložišti se vraťme o něco později, začněme prvním krokem. Registrace představuje vaši bránu k vysněnému projektu. V tomto bodě si dobře rozmyslete, jak se bude vaše dílo jmenovat. Podle toho mu určitě přidělíte adresu. Získáte doménu třetího řádu, takže tvar bude vypadat následovně: projektjarda.capsa.cz. Vlastní doménu kupodivu nepoužijete ani v žádné z placených variant. Již při registraci si vybíráte edici, která vám vyhovuje zdaleka nejvíc. Ta nejzákladnější se nazývá Zadax a je jedinou bezplatnou. I když, jak se to vezme. V rámci tohoto plánu lze navýšit velikost úložiště z jednoho na pět gigabajtů. Zaplatíte jednorázový poplatek 30 Kč.

Dostupné tarify

Zadax nesmíte využívat komerčně, spolupráci umožňuje až pěti lidem (pouze pokud jste student, udělá vám ústupek a povolí dohromady až 30 lidí). Placených variant je víc, celkem tři. A pokud jde o větší projekt, dozajista vám nebude činit problém zaplatit přijatelný měsíční poplatek. Ten se s případě nejdražší edice Capsy, Luxus, šplhá na 2400 Kč s DPH. Za tento peníz ale nedostanete zrovna málo. Půlterabajtový prostor omezuje velikost souboru, která nesmí překročil 1 GB. V Zadaxu činí 1 GB celkový dostupný objem úložiště, velikost souboru je stanovena na maximálně 200 MB. Kde Zadax končí, tam Luxus začíná. Uživatelů může c nejvyšší variantě údajně spolupracovat dokonce neomezený počet.

Registrace

Počet projektů je naproti tomu značně omezen ve všech předplacených plánech, „luxusní plán“ umožňuje dohodnout se na přesném počtu s provozovatelem služby. Druhá nejdražší varianta vás nad více než pět projektů nespustí. Obecně platí, že čím lepší/dražší plán si vyberete, tím se kvalita služby rapidně zlepšuje. Technická podpora je dostupná na více kanálech a stupňuje se frekvence zálohování vašich dat. Z webu rovněž mizí reklamy a zvyšuje se bezpečnost. Zadax v těchto ohledech nepřekvapivě vychází nejhůř.

Online úpravy dokumentů

Proč by vás měla Capsa zaujmout? Pokud studujete, výhody netřeba zmiňovat. Vedle zdarma dostupné edice ale existují placené verze a ty už cílí i na podniky, které při používání cloudového řešení ušetří, poněvadž jim odpadne údržba vlastních serverů. Capsa garantuje 99,5 % dostupnost serverů, navíc vám data zálohuje dle podmínek plánu. Pouze těm, kdo neplatí měsíční předpis, se data nezálohují. Technická podpora pracuje 24 hodin denně a 7 dní v týdnu, spojit se s nimi můžete kdykoliv, a to po telefonu, Skypu, případě e-mailem. Váš obsah by vám nikdo neměl zcizit, při posílání souborů do internetu se používá šifrování (s výjimkou Zadaxu).

Vložení prázdného dokumentu

Pokud hledáte čistě jednoduchou službu na sdílení souborů, zkuste Úschovnu. Provozuje ji stejná firma a samotná Capsa na ni také odkazuje. Vás pracovní prostor ve virtuální kapse je samozřejmě mnohem zajímavější a flexibilnější. K základním stavebním kamenům patří bezesporu sdílení. Cokoliv do úložiště nahrajete, mohou vaši kolegové upravit. Kromě nahraných souborů můžete rovnou ve webovém prostředí vytvořit prázdný dokument ve formátu DOC nebo tabulku XLS. K velké škodě v rámci prohlížeče ani jeden ze dvou typů neupravíte rovnou v prohlížeči, místo něj zde funguje jakési nouzové řešení, k jehož zprovoznění budete potřebovat Javu. A jak si časem ověříte, zase tak nouzové není.

Detail nahraného souboru

Pokusíte-li se dokument upravit, otevře se javovský applet a ten zase spustí váš výchozí kancelářský balík, respektive příslušnou aplikaci z něj. Osobně jsem spokojen s open sourcovým LibreOffice a spolupráce s ním kupodivu funguje spolehlivě. Po dokončení editace stačilo, abych dokument ve Writeru (tak se nazývá textový editor v LibreOffice) uložil a program ukončil. Applet potvrdil úspěšné nahrání novější verze dokumentu na server a bylo vystaráno. Na tento způsob editace se můžete dívat minimálně ze svou různých úhlů. V počítači musíte mít nainstalovaný nějaký kancelářský balík. To je výhoda i nevýhoda zároveň, protože v něm pak na druhou stranu máte všechen komfort a funkce, jak jste zvyklí. Kdyby ale Capsa napodobila Dokumenty Google, jimž konkuruje, stačil by vám k úpravě pouhý internetový prohlížeč.

Upozornění na e-mail dostanete při každé provedené akci

Ale v online editoru byste zase postrádali řadu funkcí známých z klasických kancelářských aplikací pro Windows. Každopádně vám ihned přijde e-mailem oznámení o novém či upraveném souboru. Budete mít tedy dokonalý přehled o dění v projektu. Bohužel se vylučuje situace, kdy by dva lidé mohli současně upravovat jeden dokument. Do vylepšování se může pustit kterýkoliv z vašich spolupracovníků, nikdy ale oba současně. Zdali byste teď přidali bod Googlu, nebo naopak Capse, je na vás. Google dokumenty převádí (na přání) do jiného formátu, zde ale dokument setrvá vždy v původní formě. Abych nehanil Javu, applet poslouchá příkazy velmi pozorně a nemám k němu výhrady. Nejdůležitější je spolehlivost, kterou nabízí.

Komunikace, kalendář, prostředí; Závěr; Srovnávací tabulka

E-mailová komunikace nade vše

Javovský systém v Capse má velkou výhodu – univerzálnost. Ať už do webového úložiště nahrajete cokoliv, původní formát zastane nezměněn a prostřednictvím appletu se spustí výchozí aplikace, v níž můžete soubor editovat. Pokud Google některé formáty přímo upravovovat neumí, musíte je z jeho služby leda stáhnout, v počítači provést změny a pak soubor zpět nahrát do cloudu. Virtuální kapsa vám práci ulehčí pomocí prostředníka napsaného v Javě. Obě soupeřící služby ukládají starší verze souborů, takže když se vám ta nejnovější nebude pozdávat, pohodlně obnovíte některou starší. Adresářová struktura slouží k přehledné organizaci. V Zadaxu k e-mailům soubory nepřiložíte jako přílohy, posílají se jen odkazy, takže stahování proběhne ze serveru Capsy.

Síťový disk umožňuje snadný přístup k datům v projektu

Popis souborů hezky doplňují komentáře. Ovšem nejzásadnější vlastností úložiště je vedle univerzálnosti možnost připojit jej jako jako síťový disk do vašeho systému. Aplikace pro Windows hovoří česky a provede vás nastavením. Posléze se již bude vaše webové úložiště chovat jako běžný disk, který obsloužíte z Průzkumníka. Tu můžete soubory rovněž nahrávat i upravovat, aniž byste potřebovali javovský applet. A to je něco, co Google nedovede a nikdy ani nepovolí, protože si razí vlastní zásady. Do síťového disku pohodlně nahrajete i celé složky. Editace se touto cestou nicméně nedoporučuje, protože pouze webové rozhraní dovede soubory uzamykat při úpravách. Takto by mohlo dojít ke kolizi, kdyby dva lidé naráz chtěli otevřít stejný dokument.

Ukázka e-mailové komunikace

I to, že nelze přikládat k e-mailům přílohy, má svůj důvod. Vedle toho, že za funkci musíte zaplatit, se nabízí jednoduše pragmatický důvod. Dokud se pracuje se souborem v cloudu, udrží se pořádek. Jakmile má každý z přispěvovatelů k dispozici lokální kopii, vzniká vždy nežádoucí fragmentace. Centrálně spravovaný soubor na Capse je dostupný za každé situace v nejaktuálnější podobě všem spolupracovníkům. Do budoucna se chystá přístup prostřednictvím stále oblíbeného protokolu FTP, díky němuž data nejsnáze zazálohujete.

Praktické webové prostředí

Na moment bychom se měli zastavit u webového prostředí, které je rozhodně základní a nejdůležitější součástí Capsy. Cloudová řešení jsou dnes velice oblíbená, což dokazuje nejen Google. Na rozdíl od vyšperkovaného googlovského webového systému český projekt nevhlíží tak úchvatně, naopak částečně kvůli použité grafice vůbec nepřipomíná projekty ze současnosti. Žádné ozdoby, ani výraznější design. Protentokrát to ke škodě není, funkce slabý estetický zážitek vyrovnávají. Pomocí navigace v levém sloupci se dopracujete tam, kam zrovna potřebujete. Jistě vám neušlo, že se zde vyskytuje několik sekcí, o kterých ještě nebyla řeč. Předesílám, že Capsa není e-mailovým serverem, takže komunikace probíhá prostřednictvím vaší osobní schránky.

Administrace

Prakticky nás tedy zajímají hlavně kontakty, kalendář a úkoly. Co naleznete v Administraci, si nejspíš dovedete představit. V přehledu se vám zobrazí údaje o vašem předplatném, včetně informací o limitech vašeho tarifu. Druhá část se skutečně týká nastavení služby, byť zdejší možnosti nejsou nijak široké. Vyměnit lze zobrazovaný název vašeho projektu, jazyk Capsy a v neposlední řadě povolíte čí zakážete ostatním přístup k některý modulům.

Úkol

Úkoly Google nezpracovává zdaleka tak zajímavě jako česká Capsa. Náš systém je velice propracovaný a místo experimentování se vydává klasickou cestou. To znamená, že si poctivě můžete (ale nemusíte) vyplnit i políčka, na která se dnes často zapomíná. Úkoly proto můžete prioritizovat a zadávat konkrétnímu člověku. Pokud se rozhodnete, že není žádoucí, aby ostatní viděli některé úkoly, stačí jim odebrat všeobecnou viditelnost. Soukromé úlohy spatříte jednak vy, druhak osoba pověřená plněním úkolu. Což můžete být zase vy. Pořádný úkol musí mít termín, aby si kolegové svou práci anarchisticky nedezorganizovali. Detailní možnosti skýtá upozorňování e-mailem. Ve výsledku může vám a pověřené osobě chodit upozornění na cokoliv, co se úkolu týká. K lepší organizaci přispívají štítky, což znamená jediné: úlohy se do složek neorganizují.

Kalendář pro pokročilé

Na podobně podrobné nastavení narazíte ve správě kontaktů. Kolegům přednastavíte uživatelské jméno a oprávnění. Rovněž mu v preferencích upřesníte, jak často mu budou chodit různá upozornění, především ta přehledová. Dokonce vás Capsa pustí k podpisu uživatele, ale to jen proto, že jste administrátor. S obyčejným oprávněním přirozeně upravíte leda svůj vlastní profil. S tříděním vám pomohou skupiny, byť v Zadaxu postrádají význam. Pakliže máte za úkol organizovat spolupráci stovky lidí, třídění přichází ke slovu.

Kalendář

Kalendář je dost možná nejefektivněji vytvarovaným modulem ze všech. A že ho při organizaci budete potřebovat. Standardně se vám otevře opravdu přehledný celoroční kalendář, kde barevná legenda odlišuje od sebe jednotlivá políčka. Snadno tak například zjistíte, že 29. srpna máte dovolenou. Položky z legendy můžete kompletně smazat a vytvořit si vlastní. Dokonce si lze stvořit celé kalendáře. V tomto bodě, podobně jako u modulů v celé Capse, nastavíte oprávnění. Opět, kalendář si mohou prohlížet pouze konkrétní uživatelé či skupiny. Respektive administrátorům přidělíte nejmocnější roli, díky níž získají pravomoc vkládat do kalendáře nové události. A obyčejné uživatele omezíte na pouhé čtení. Například.

Vložení záznamu do kalendáře

Agenda je fajn a žádný pořádný kalendář by se bez ní neobešel. Trochu ale zamrzí, že musíte ručně vybírat časové rozmezí agendy, do té doby vám žádný automatický výtah neprozradí, co se v blízké budoucnosti chystá. Standardně by se přitom mohl ukazovat třeba program na jeden týden. Ruční specifikace by pak dobře sloužila jako sekundární funkce. Vedle ročního zobrazení se lze přepnout na měsíční nebo denní. Všechny druhy zobrazení jsou provedené velmi dobře a zaručují, že se ve změti událostí nikdy nepřestanete orientovat. Oznámení o nadcházejících událostech navíc volitelně obdržíte do vaší e-mailové schránky.

Lepší než Google?

Na jakési nástěnce se zobrazuje přehled posledních událostí v projektu. Když někdo například nahraje nový soubor, informace o této akce se sem sama zapíše. Na nástěnku aktualit můžete také rovnou přidávat vzkazy, které všichni ostatní uvidí. Vyhledávání je samostatným vyhledávacím modulem, kupodivu se omezuje na soubory. Čekal bych, že prohledá i kalendář a naplánované úkoly. Zde Capsa dostává do budoucna velký prostor pro zlepšení.

Vložení vzkazu

Sami její autoři se nevyhýbají porovnání virtuální kapsy s portfoliem od Googlu a s Dropboxem. Minimálně v případě druhého jmenovaného mi ale srovnání přijde mimo mísu. Dropbox nabízí synchronizované cloudové úložiště pro vaše data, nic víc. Možná by mohl zkusit fungovat jako síťový disk, současné řešení klienta běžícího na pozadí ale prokázalo své kvality. Google naproti tomu poskytuje služby, které dohromady mohou Capse konkurovat, ale opět fungují trochu jinak. Capsa se soustředí na jednotlivé projekty, zatímco Google na jednotlivce. Capsu při registraci zajímá především název projektu, zatímco Google se stará o vaše iniciály.

Capsa.cz

Spolupráce je v Googlu spíše takovou druhotnou funkcí, kterou využívat nemusíte. A naopak, využívat Capsu bez spolupracovníků se mi jeví jako nesmysl (výjimky ale existují i zde). Nevyužijete tak její plný potenciál, což by byla škoda, protože k organizaci větších i menších projektů doslova byla stvořená. Nahlédněte do ceníku a zjistíte, že vstřícné ceny a různé tarify pokryjí i vaše možnosti. Kdyby ne, s českou firmou se můžete zkusit domluvit na řešení, které vám bude vyhovovat. Na osobním přístupu si provozovatel stále zakládá. Pokud k projektu Capsa přistupujete s nedůvěrou, na oficiální stránce si nejdřív zkuste demo, jež vás seznámí s prostředím a ovládáním.

Srovnávací tabulka

A jak se čeští vývojáři sami poměřují s konkurencí? Následující tabulka vám to prozradí:

Funkcionalita Capsa.cz GoogleDocs.com DropBox.com
Úkoly Ano Ne Ne
Kontakty Ano Podpora pouze pro uživatele s účtem na Google Ne
Kalendář Ano Ano Ne
Uložení dat v původním formátu Ano Ne Ano
Editace dokumentů on-line více uživateli Ne Ano Ne
Verzování dokumentů Ano Ano Ano
Popis souboru Ano Ano Ne
Komentáře Ano Ne Ne
Nástěnky aktualit Ano Ne Ano
Přístup pomocí síťového disku Ano Ne Aplikace Dropbox má podobnou funkcionalitu, avšak s horší kontrolou synchronizovaného obsahu
Organizace adresářové struktury Ano Ne Ano
Nastavení práv přístupu Ano Pouze sdílení po jednotlivých složkách, ne komplexní nastavení práv Pouze sdílení po jednotlivých složkách, ne komplexní nastavení práv
Instalace aplikace Volitelně možná instalace síťového disku Nelze Povinná, bez ní omezená funkcionalita
Rozesílání e-mailů Ano Pouze v rámci účtu Google Ne
Podpora mobilních zařízení Ne Ano Ano
On-line synchronizace více lokálních úložišť Ne Ne Ano

 

Capsa.cz: zahodíte Dokumenty Google i Dropbox?

Ohodnoťte tento článek!