Evernote: dejte svým poznámkám řád

0

Pro ty, kteří se se topí v hromadách poznámek, je Evernote skvělou alternativou nejrůznějších lístečků, poznámkových bloků a záložkovacích systémů. Systém, logická struktura, pohledy a další funkce přijdou vhod všem, kdož hledají pomoc při organizování myšlenek, nápadů a úkolů v práci, ve škole, nebo v každodenním životě.

Instalace

Po spuštění staženého instalačního souboru dojde nejprve k jeho rozbalení, následně se vás ujme průvodce, který si v prvním kroku vyžádá odsouhlasení licenční smlouvy.

Kromě textu licenčního ujednání probíhá celá instalace v češtině, takže by s ní neměli mít problém ani začínající uživatelé. Program samotný ale, bohužel, v našem jazyce zatím nekomunikuje. Po aktivaci zatržítka stačí stisknout tlačítko Instalovat a během několika mála sekund je Evernote připraven k práci.

Zřízení účtu

Aplikaci najdete v menu Start-Programy-Evernote. Při prvním spuštění budete požádáni o zadání uživatelského jména a hesla, v levé části dialogu se navíc spustí prezentace, představující základní funkce.

Jestliže účet Evernote ještě nemáte, můžete si ho založit přes odkaz Get a free Evernote account now. Registrace vyžaduje pouze zadání jména, e-mailové adresy, přihlašovacího jména a hesla. Poněkud nepochopitelně je požadováno potvrzení, že jste starší třinácti let. Tlačítkem Register pak proces registrace dokončíte.

Následně vám na zadanou adresu přijde potvrzující e-mail, kde je, mimo jiné, velmi užitečná informace: v textu We have also created a unique Evernote email address for you najdete e-mailovou adresu, která vám byla automaticky přidělena. Když na tento e-mail pošlete zprávu, přidá se do vašich poznámek v Evernote. Skrze parametry v předmětu zprávy lze nastavit, do jaké „bloku“ a s jakými značkami má být poznámka uložena.

Registrace přináší jednu zásadní výhodu: vaše zápisky jsou chráněny jménem a heslem, takže se k nim nedostane nikdo nepovolaný.

Používáme Evernote

Po přihlášení se zobrazí rozhraní aplikace, sestávající z menu, nástrojové lišty a tří vertikálních panelů. Vzdáleně může připomínat prostředí Microsoft Outlook.

První panel zleva slouží k volbě způsobu zobrazení informací. Notebooks si můžete představit jako zápisníky, do kterých budete organizovat jednotlivé poznámky (Notes). Jeden zápisník například použijete pro záznamy z pracovních porad, druhý pro své nápady, třetí třeba pro ukládání zajímavých webových stránek. Nový zápisník založíte buď klávesou Insert, nebo přes kontextové menu pod pravým tlačítkem myši a volbu Create Notebook.

Pokud by vám chyběla možnost roztřídit zápisníky do hierarchické struktury, lze je ukládat na pomyslné hromádky (Stacks). V tomto případě stačí kliknout pravým tlačítkem myši a použít volbu Add to stack. Snadno tak seskupíte například pracovní a soukromé záležitosti, přičemž není problém přesouvat jednotlivé položky ze hromádky na hromádku dle aktuálních potřeb.

Poznámky

Do zápisníků lze ukládat poznámky, což provedete přes tlačítko New Note situované v nástrojové liště. Poznámka by měla mít vyplněný titulek, dále můžete přidat odkaz na webovou stránku (například zdroj informace), značky (podle těch lze, jak si ukážeme, poznámky filtrovat) a text, který lze formátovat podobně, jako v jakémkoli textovém editoru (tedy změnit použitý font, zvětšit nebo zmenšit velikost a barvu písma, použít tučný řez, kurzívu, nebo podtržení a škrtnutí a další). Tím ale možnosti zdaleka nekončí! K poznámce lze přidat zvukový komentář, který Evernote umí sám nahrát, jméno autora, geografickou polohu, nebo prakticky jakýkoli soubor (to se hodí například k uložení podkladů k úkolu).

Součástí poznámky může být také seznam se zatržítky, který využijete například jako nákupní lístek, nebo pro zapsání úkolu, sestávajícího z více položek, jež je nutné splnit.

Kliknete-li na malou šipku vedle tlačítka New Note, rozbalí se seznam s nabídkou vytvoření dalších typů poznámek – zvukové nahrávky, ručního náčrtku, a záznamu z webkamery.

Každou poznámku pak můžete sdílet s ostatními – odeslat ji e-mailem, vložit na Twitter či Facebook, nebo ji zpřístupnit jako webovou stránku (viz ukázka), jejíž odkaz pošlete příjemcům libovolným způsobem. Samozřejmě nechybí možnost vytištění a smazání poznámky.

Pokud budete chtít uchovávat citlivé informace, je zde funkce šifrování. Stačí kliknout pravým tlačítkem vybraný text a z kontextového menu zvolit Encrypt Selected Text. Program poté požádá o zadání hesla, které bude vyžadováno k následnému dešifrování.

[evernote_zasifruj.png=Zvolený text je možné zašifrovat. K jeho zobrazení pak budete muset zadat heslo]

Veškerá data jsou ukládána do online úložiště, a jsou automaticky zálohována a synchronizována pokaždé, když se uživatel přihlásí na některém ze svých zařízení (nejen z počítače, ale také z notebooku a mobilního telefonu). Synchronizace probíhá také průběžně v intervalu několika minut, nebo ji lze vyvolat manuálně tlačítkem Sync.

Jak jste pravděpodobně správně odtušili z předchozích vět, Evernote podporuje více platforem, počínaje Windows, přes Mac OS X, iPhone a iPod Touch, Android, Blackberry, Palm OS, a konče Windows Mobile. Své poznámky tedy budete mít dostupné prakticky kdykoli a kdekoli.

Pohledy

Nejpřínosnější funkcí Evernote je systém organizace. Aplikace nabízí několik různých způsobů, jak roztřídit informace – podle značek, titulků poznámek, nebo názvů zápisníků. S použitím sdružování poznámek do zápisníků poslouží Evernote například jako správce projektů – pro každý projekt si vytvoříte zápisník, v jehož rámci budete dále organizovat informace pomocí značek (tagů). K tomu, abyste se ve vytvořené struktuře snadno orientovali, slouží několik druhů pohledů.

První pohled na poznámky roztříděné do zápisníků a hromádek jsme si ukázali výše. Tím ale možnosti ani zdaleka nekončí. V levém panelu najdete sekce Tags a Attributes. Po rozbalení Tags se zobrazí přehled značek, které jste použili k označení svých poznámek. Kliknutím na značku Evernote vyfiltruje jen ty poznámky, které ji obsahují.

Označit můžete (s pomocí zkratky Ctrl+levé tlačítko myši) současně i více značek – v takovém případě se v prostředním panelu zobrazí jen poznámky, obsahující všechny, či alespoň jeden zvolený tag. Jak vypadají nastavené podmínky, poznáte podle horního pruhu v prostředním panelu, kde můžete kontrolovat a měnit parametry.

Další pohled na poznámky můžete dostat nastavením podmínek, které nastavíte v sekci Attributes. Možnosti jsou skutečně široké a kompletní výčet by přesáhl rozsah naší recenze, proto jen namátkově: podle data vytvoření, data poslední úpravy, obsahu, nebo zdroje, ze kterého poznámka byla přidána. Podobně, jako při filtrování podle značek, je možné i v tomto případě podmínky kombinovat, takže není problém vyhledat například poznámky za poslední týden, obsahující obrázky a zvukovou nahrávku. Parametry vyhledávání podle značek i atributů lze navíc uložit, takže je nemusíte zadávat při dalším hledání znovu. Najdete je jednoduše v sekci Saved Searches.

Pokud poznámku odstraníte, není všem dnům konec – vše se ukládá do koše (Trash), odkud je možné smazané kdykoli obnovit.

Webová verze

Několikrát jsme zmínili, že data jsou skrze cloudové úložiště synchronizována mezi zařízeními, na kterých je aplikace Evernote nainstalována. Co ale dělat v případě, kdy máte k dispozici počítač, kde Evernote není, případně ho z nějakého důvodu nemůžete nainstalovat? Pak je tu webová verze, disponující prakticky všemi funkcemi té desktopové. Orientace a práce s ní takřka jistě nebude uživateli činit problémy. Z podstatných funkcí chybí pouze vyhledávání na základě parametrů, a nemožnost vytvořit jinou než textovou poznámku. Ke správě poznámek z terénu tedy vystačíte s počítačem, webovým prohlížečem, nebo mobilním telefonem.

Šikovná je také nedávno přidaná možnost sdílet poznámkový zápsiník s vybranými uživateli, případně ho publikovat na Internetu jako veřejně přístupný.

Neméně užitečnou funkcí je Web Clipper, který se instaluje jako rozšíření webového prohlížeče. Podporovány jsou Firefox, Chrome, Internet Explorer a Safari. Rozšíření umožňuje uložení kompletní webové stránky do poznámek pouhým kliknutím na tlačítko.

Zdarma, nebo zaplatit?

Bezplatná verze Evernote dovoluje uložení pouze 60 MB dat za měsíc, což ale pro běžné potřeby obvykle postačuje. Budete-li potřebovat více, pak je k dispozici verze Premium za pět dolarů měsíčně, nebo 45 dolarů za rok, která limit zvyšuje na 1 GB/měsíc. Prémiová verze přidává ještě další funkce, jako je podpora offline režimu, uchovávání historie poznámek, rychlejší rozpoznávání textu v obrázcích, absence reklam, možnost spolupráce s více uživateli, zamknutí mobilní aplikace PINem a prohledávání v souborech PDF.

Evernote je, zjednodušeně řečeno, poznámkový blok. Neslouží ale jen jako zápisníček, nýbrž je užitečným pomocníkem, který umožňuje uživateli organizovat různé typy informací z mnoha zdrojů do jednoho místa. Snadno například uložíte webovou stránku pro další použití, snímek obrazovky, fotografie nebo textové poznámky. Co je hlavní: s Evernote nikdy neztratíte přehled! 

Evernote: dejte svým poznámkám řád

Ohodnoťte tento článek!