Jak nezapomenout na smluvní závazek?

0

Pokud si i vy ve firmě předáváte smlouvy prostřednictvím mailů a ukládáte je ve schránkách, vězte, že nejste úplnou výjimkou. Není to však rozhodně nic ideálního. Takto může snadno dojít ke ztrátě dokumentu, ke vzniku nežádoucího většího počtu verzí a dalším chybám. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, která vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů. Vy si navíc budete mailem posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Konica Minolta
Nenechejte si dokumenty přerůst přes hlavu

K čemu je to dobré?

Kvalitní systém pro zpracování smluv by vám měl pomoci s rychlým vyhledáváním dokumentů, zrychlit a zefektivnit všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídat důležité termíny a definované milníky vyplývající z uzavřených podmínek. Tím můžete předejít nepříjemným zpožděním či nedodržení smluvních závazků a vyhnout se případným sankcím nebo jiným nečekaným finančním nákladům.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?

Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Bezpečnost a umístění

Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Konica Minolta

Přehled a procesy

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Proces práce s dokumenty
Proces práce s dokumenty

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?

Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální verifikaci a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.

Kam to může vést?

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.

Pro plně elektronické zpracování dokumentů je například nezbytné použití časových razítek, které je třeba pravidelně obnovovat. Manuální kontrola časových razítek je však časově náročná a neefektivní. Pokud se chcete zbavit povinnosti tisknout papírové verze a nepřidělávat si další práci, zvolte takový systém, který dokáže automaticky kontrolovat platnost časových razítek a elektronických podpisů. Takové řešení vám umožní snazší vyhledávání dokumentů, úsporu významných kapacit ve vašem fyzickém skladu nebo předávat „ověřený dokument“, aniž byste přišli o originál.

Jak nezapomenout na smluvní závazek?

Ohodnoťte tento článek!