Ochrana dokumentů v Office 2010 v novém. Jak na ni?

0

Office 2010 oproti předchozí verzi přinášejí řadu novinek v oblasti zabezpečení. Celá řada bezpečnostních technologií je uzpůsobena tak, aby uživatele co nejméně obtěžovala a zdržovala ho od práce.

Patří mezi ně například bezpečnostní komponenta  nazvaná Office File Validation, která vždy při otevírání dokumentu kontroluje jeho správnou formátovou (datovou) strukturu. Právě nestandardní struktura signalizuje, že se souborem není něco v pořádku a může tedy zahrnovat škodlivý kód. V praxi se tato kontrola projevuje nepatrným zpožděním při otevíráním souboru, které ovšem uživatel nemá šanci zaznamenat.

Technologie Data Execution Prevention naproti tomu přímo chrání před spuštěním nežádoucích škodlivých kódů které jsou začleněny do těla dokumentu.

Protected View

Vedle těchto zabezpečení přinášejí Office 2010 i opatření, která uživatel přímo pocítí. V rámci Protected View chrání před dokumenty, které pocházejí z potenciálně nebezpečných prostředí, především tedy z internetu.

Pokud tedy v některé z aplikací spustíte soubor stažený z internetu, bude otevřen ve speciálním chráněném režimu, ve kterém nebude možné ho upravovat. Informováni o tom budete prostřednictvím této lišty:

Abyste mohli začít soubor upravovat musíte klepnout na tlačítko Enable Editing. Office 2010 si nastavení pamatují, takže pokud stejný soubor otevřete někdy v budoucnu, nebude již toto povolení k editaci vyžadováno.

Přestože jde nepochybně o důležitou bezpečnostní funkci, je možné že ji budete chtít deaktivovat. V takovém případě nejprve otevřete nabídku File a v ní klepněte na položku Options. V otevřeném dialogu pak přepněte na záložku Trust Center a v pravé části pak klepněte na tlačítko Trust Center Settings.

Následně v horní části zrušte zatržení u příslušných položek. První deaktivuje kontrolu pro soubory stažené z internetu, druhá pro soubory z dalších potenciálně nebezpečných míst (například lokální síť nebo složka Temporary Internet Files) a poslední pro přílohy e-mailových zpráv. Nastavení pak potvrďte klepnutím na OK.

Restrict Editing

V aplikacích Word, Excel a PowerPoint je možné omezit úpravy dokumentů. Kromě úpravy celého dokumentu je možné omezit také úpravu určité jeho části nebo změnu stylů. Limitovat lze také pravomoci pro konkrétní uživatele. Pro nastavení přepněte na záložku Review a poté v kategorii Protect klepněte na ikonu Restrict Editing.

Otevře se speciální panel nazvaný Restrict Formatting and Edditing:

Pro omezení formátování a editace stylů zatrhněte položku Limit formatting to a selection of styles. Klepnutím na odkaz Settings pak zobrazíte dialog, ve kterém můžete označit seznam stylů, které nebude možné měnit.

Pod bodem 2. se nachází nastavení pro omezení editace dokumentu. Zatrhněte položku Allow only this type if editing in the document. Z nabídky pak můžete zvolit, zda má být omezeno sledování změn dokumentu (volba Tracked Changes), vkládání komentářů (Comments), vyplňování formulářů (Filling in forms) nebo mají být zakázány veškeré změny (No changes).

V části Groups pak zatrhněte položku Everyone, čímž omezení aplikujete pro všechny uživatele. Případně klepnutím na odkaz More users můžete zvolit konkrétní uživatele.

Klepnutím na tlačítko Yes, Start Enforcing Protection pak zobrazíte dialog pro zadání hesla chránícího příslušný dokument. Tlačítkem OK pak omezení aplikujete

TIP: Omezit editaci je možné také pouze v části dokumentu. Postupujte stejně, jako byste chtěli omezit změny v celém dokumentu (No changes). Předtím, než klepnete na tlačítko Yes, Start Enforcing Protection pomocí myši označte oblasti, kterých se omezení týkat nebude. Ty pak zůstanou volně editovatelné.

Zašifrování souboru

Pokud se v dokumentu nacházejí citlivá data, je možné ho zašifrovat. Pro zobrazení obsahu pak bude vyžadováno heslo. Za tímto účelem otevřete nabídku File a na záložce Info klepněte na tlačítko Protect Document. Za nabídky vyberte položku Encrypt with Password. Otevře se dialog, kde zadejte heslo a klepněte na OK.

Pamatujte, že v případě zapomenutí hesla se k obsahu soboru již nedostanete! Pečlivě si ho tedy zaznamenejte a vhodně ukryjte.

Ochrana dokumentů v Office 2010 v novém. Jak na ni?

Ohodnoťte tento článek!