Seriál Office365, 1. díl: základní funkce a proč jej ve firmě použít

0

Microsoft vloni na podzim představil finální podobu svého cloudového řešení Office365. Po uzavřené testovací verzi a veřejné betě se dočkaly firmy, které nemohou nebo nechtějí investovat do drahého hardwarového vybavení pro vlastní Exchange. Kromě jeho běžných funkcí (email, kalendář, emaily…) navíc přidává i SharePoint pro snadnější spolupráci se sdílenými dokumenty a také možnost tvorby firemního portálu.

Ještě, než se dostaneme k jednotlivým možnostem Office365, bude dobré si shrnout, jaké jsou výhody tohoto řešení a proč jej nasadit.

Stejně jako u všech hostovaných služeb v cloudu především odpadají náklady spojené s nákupem hardwaru, který by byl využitý pro vlastní firemní Exchange server. Co je mnohdy ještě nákladnější, je budoucí údržba a nutné servisní úkony, které se nevyhnou sebelepší technice. To je ostatně jedním z důvodů, proč je cloud zaklínadlem nejen byznysové IT sféry. Pro firmy je namísto vlastního technika a administrátora výhodnější využití služeb poskytovatele řešení. V tomto případě Microsoft garantuje téměř bezproblémovou dostupnost (99,9 %) a také důležitou technickou podporu.

Výhodami jsou i další vlastnosti společné pro cloudové řešení. Mezi ně beze sporu patří i jednoduchost zprovoznění Office365. Zpravidla se jedná o přesměrování záznamů DNS. Poté již jsou dostupné všechny online služby na vaší vlastní doméně. Ty označuje Microsoft jejich názvem s přívlastkem Online.

Microsoft Exchange Online

Klíčovým produktem Office365 je hostovaná verze klasického Exchange serveru. I když partneři Microsoftu hostovaný Exchange nabízeli dlouho před Office365, žádný z nich k němu nemohl nabídnout další online služby.

Exchange ve verzi Online nabízí všechny funkce, kterými se může pochlubit ve své dedikované verzi. Základem tedy je emailová schránka s automatickou aktualizací, které je přístupná jak na webu, tak v desktopových klientech i ve smartphonech. V základu nabízí Microsoft kapacitu 25 GB pro každého uživatele. Omezením velikosti jednotlivých emailů je pak hodnota 25 MB.

Pro využití na pracovním počítači se nabízí použití s Outlookem. Ten je vyžadován ve verzi 2007 nebo 2010. Pokud patříte k příznivcům jablečných systémů, Exchange si dobře rozumí s Office 2011. V případě, že byste používali předchozí verzi 2008 for Mac, budou vás čekat dodatečné instalace několika aktualizací. A to především v případě nejnovějšího OS X Lion.

Emailová schránka včetně kontaktů, kalendáře a úkolovníku je dostupná také na webu. Prostředí webmailu je přizpůsobeno tak, aby se v co největší míře podobalo právě desktopovému Outlooku 2010. I když nemůže logicky poskytovat takové možnosti jako stolní verze, pohodlnost práce s emailem i dalšími organizačními prvky je vysoká.

Ke svým datům je samozřejmě možné přistupovat i na chytrém telefonu. Nejširší možnosti poskytuje spojení Exchange a telefonu na platformě Windows Phone 7.

Microsoft SharePoint Online

SharePoint je určený pro snadnou spolupráci ve firmě i užších pracovních týmech. Poskytuje jednak možnost vytváření webových portálů firmy i osobních stránek, ale především stránek pro sdílení dokumentů s ostatními spolupracovníky. K těm jsou dostupné diskuze, je možné je řadit do knihoven společně s dalším obsahem, jimž mohou být i multimediální soubory.

 

S SharePoint jsou úzce spjaty webové nástroje Office Web Apps. Stejně jako v případě webmailu se jedná o zdařilou online verzi kancelářského balíku Office 2010. Najdete v ní Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Je možná online spolupráce na jednom dokumentu v reálném čase. Kromě toho nabízí velkou výhodu v korektním vykreslení formátování OOXML. S tím mívají potíže konkurenční webové balíky, jako jsou Google Web Apps nebo balík Zoho.

Prostředí poskytuje základní funkce, se kterými si vystačíte při běžné editaci dokumentů. Excel si bez problému poradí s funkcemi jako je například vytváření grafů, avšak spouštění maker nebo vytváření kontingenčních tabulek zde nečekejte. Ty je však možné provést v běžných desktopových aplikacích a synchronizovat je přímo na firemní server.

Dokumenty je také možné prohlížet na smartphonech s Windows Phone 7. Nativní aplikace Office, která je standardní součástí  WP7 umožňuje jak procházení, tak i jednoduchou editaci dokumentů včetně excelovských tabulek a poznámek OneNote.

Microsoft Lync Online

Pro vnitrofiremní komunikaci i pro spojení s externími partnery je určen Microsoft Lync, který nabízí o mnoho víc, než běžný IM kecálek. Kromě krátkých zpráviček je možné jej využít pro videokonference, telefonní konference i pro školení s využitím virtuální tabule nebo sdílení plochy.

 

Lync je možné z Marketplayce stáhnout jako nativní aplikaci pro Windows Phone 7. V ní je rovněž možné komunikovat pomocí krátkých zpráv, účastnit se konferencí i uskutečňovat běžné hovory mezi dalšími uživateli Lync Serveru či Office365.

Plány a jejich ceny

Office365 je poskytováno v několika různých plánech, které se liší velikostí cílových firem a podniků. Plán s označením P je určen pro malé firmy a profesionály, kteří si vystačí s kapacitou padesáti uživatelů na jedné doméně, nebude jim scházet 24/7 telefonická podpora (poskytována je online podpora) a nevyžadují Active Directory Sync. Za tento nejlevnější plán zaplatíte 5,25 EUR za jednoho uživatele.

Pro velké podniky jsou určeny plány E1-E4, které rozšiřují Office365 o možnosti jak v oblasti dokumentů, kde jsou přidány např. podrobnější možnosti editace na webu, tak i u Exchange serveru, kde si můžete připlatit třeba za neomezenou kapacitu emailové schránky. Ceny se zde pohybují v závislosti na poskytovaných službách v rozmezí – 9 EUR–25,50 EUR.

V dalších článcích seriálu o Office365 se podrobněji podíváme na jednotlivé funkce, jak vypadá kancelář ve Windows Phone 7 i na to, jak je možné vytvořit firemní portál.

Seriál Office365, 1. díl: základní funkce a proč jej ve firmě použít

Ohodnoťte tento článek!