Složenky už jen elektronicky

0

Vyplňování složenek, podacích lístků či dobírkových poukázek je otravné a zdlouhavé. Existuje však jednoduché řešení v podobě českého programu Pošta & kancelář

Program Pošta& kancelář slouží pro usnadnění vyplňování poštovních poukázek a dokumentů. Kromě standardizovaných formulářů najdete v programu také možnost potisku obálek, vzory faktur, průvodky pro PPL, platební příkazy banky či formuláře pro finanční úřad a správu sociálního zabezpečení. Zkrátka všechno, co můžete potřebovat při provozu domácí kanceláře nebo častější korespondenci.

Program Pošta & kancelář je zdarma dostupný ve třicetidenní zkušební verzi, kdy můžete bez jakýchkoliv omezení vyzkoušet jeho funkčnost a užitečnost. Po třiceti dnech používání je třeba zakoupit licenci, která stojí necelých 300 Kč ročně.

Automatizace na prvním místě

Instalace programu je velmi jednoduchá. Hned v rámci ní vás čekají dvě zásadní nastavení – volba typu tiskárny a vyplnění kontaktních údajů. Údaje, které zadáte, budou následně použity pro vyplnění formulářů, příště už je díky tomu nemusíte vypisovat stále znovu do nového formuláře.

V uživatelském rozhraní se brzy snadno zorientujete. V hlavním okně je zobrazena aktuálně zvolená šablona, formulář či obálka. V pravé části okna je lišta s aktuálně vybranou sadou šablon, poklepáním na konkrétní formulář jej načtete do hlavního okna.

V okamžiku načtení formuláře do pracovního okna se automaticky vyplní vámi zadané údaje, tedy například u podacího lístku kolonka pro odesílatele. V případě, že potřebujete adresu odesílatele změnit nebo upravit, klepněte myší do formuláře, kde se zobrazí pole pro psaní textu, které můžete navíc libovolně zvětšovat a zmenšovat.

 

Adresář držte aktuální

Abyste nemuseli při každém vyplňování formulářů či nadepisování obálek stále znovu vypisovat adresní údaje, má program vlastní databázi adres a jmen. Tu je třeba naplnit údaji buď ručně, nebo importovat data v univerzálním formátu CSV z jiného programu.

Ruční přidávání adres budete pravděpodobně provádět častěji. Klepněte v levé liště Adresář na tlačítko Přidat, zobrazí se nové dialogové okno pro vyplnění kontaktních údajů. Chcete-li u již uloženého údaje něco změnit, označte jej a klepněte na Editovat. Po vyplnění potřebných údajů potvrďte tlačítkem OK a adresa se uloží. Aplikace bohužel není natolik sofistikovaná, aby uměla uložit adresu ručně vyplněnou do formuláře, kontakt tedy musíte vždy vkládat v prostředí dialogového okna.

Když je nový kontakt uložen a chcete jej použít, vyberte potřebný formulář či šablonu. Vaše data se načtou, následně označte v adresáři klepnutím konkrétní osobu a klepněte na tlačítko Vyplnit. Tím se vloží data z adresáře do formuláře a vy můžete tisknout.

 

Hromadná korespondence

Velmi praktickou funkcí aplikace je hromadná korespondence, což oceníte při rozesílání dopisů či faktur většímu množství adresátů. Práce je opět velmi jednoduchá a rychlá – v panelu Adresář klepnete na tlačítko Hromadný tisk, zobrazí se nové okno s výběrem adres pro vytištění. Pro každého adresáta, který je zatržený, bude vytištěn aktuálně zvolený formulář s vyplněnými údaji. Pokud je adresátů velké množství, můžete použít jednoduché fulltextové vyhledávání ve spodním řádku okna.

 

Co najdete v programu?

Pošta:

  • Poštovní poukázka A, B, C, D
  • Dobírková poukázka, dodejka, daňová složenka
  • podací lístek, SIPO, obchodní balík

Obálky:

  • DL, obálka C5 a C6, do vlastních rukou

Firma:

  • Faktura, příjmový/výdajový doklad, objednávkový listopad
  • DPP, DPČ, plná moc, pracovní smlouva, výpověď

a další…

Složenky už jen elektronicky

Ohodnoťte tento článek!