Evidence poplatků u lékaře v Excelu 2007

0

Excel není určen jen pro složité ekonomické výpočty v pracovní době. Velmi dobře vám poslouží také v domácnosti, a to nejenom jako jednoduchá kalkulačka sčítající čísla v nějakém sloupečku. Excel dovede zadaná data různě filtrovat, vytvářet z nich grafy a informovat vás tak o různých věcech, které lze ze zadaných dat vyčíst. Zapomeňte na papírový deníček a zdlouhavé sčítání čísel na kalkulačce. Počítač je tu od toho, aby vám s tím pomohl.

Poplatky, návštěvy u lékaře, nákupy léků

S návodem na této stránce budete schopni vytvořit jednoduchou pomůcku pro sčítání všech poplatků a peněz za léky, které v průběhu roku vydáte. Podmínkou samozřejmě je, abyste vše pečlivě zapisovali do tabulky. Nic dalšího již dělat nemusíte, Excel si nastavíte tak, aby částky automaticky sčítal a zobrazoval vám ve formě další tabulky a grafu informace o tom, u kterého z lékařů jste utratili nejvíce peněz.

V následujícím návodu se naučíte využívat formátovací funkce Excelu 2007 pro vytvoření pěkně vypadajících tabulek a pěkných grafů. Budete pracovat i s kontingenční tabulkou, ovšem neděste se. Nejde o nic složitého, a pokud dodržíte uvedený postup, nemusíte pátrat ani po významu pro některé z vás jistě cizích slov. Předtím, než se pustíte do tvorby grafů a tabulek podle tohoto návodu, připravte si své dosavadní papírové záznamy, abyste mohli vložit několik počátečních dat do tabulky. Bez nich nemá smysl cokoli vytvářet.

1. Příprava tabulky

Spusťte Excel a připravte si čtyři sloupečky, které nadepíšete jako Datum, Účel, Lékař a Částka. Do těchto sloupečků zadejte několik údajů o návštěvách lékařů a výdajích za léky. Je na vás, jakým způsobem budete data evidovat. Můžete psát samostatně regulační poplatky a částky za výběr léků v lékárně, můžete psát vše dohromady pro jednu návštěvu lékaře, pro výběr léků můžete uvádět konkrétní lékárnu, ale i jméno lékaře, který vám vystavil recept. Podle toho, jak budete data zadávat, takové dostanete součtové výsledky.

Aby tabulka byla přehlednější, než pouze několik stejně vypadajících rámečků, označte zadané údaje včetně řádku s nadpisem sloupečků a použijte funkci Formátovat jako tabulku. Z nabídky si vyberte vzhled tabulky, který se vám líbí. Po klepnutí Excel vaši tabulku přeformátuje. Jestliže se vám výsledek nelíbí, tabulku znovu označte a vyberte si jiné formátování. V dialogu se ujistěte, že je zapnuta volba Tabulka obsahuje záhlaví.

2. Filtrování dat

Tabulka je nyní barevná a v okamžiku, kdy zapíšete data do dalšího řádku, Excel jej automaticky přebarví podle zvoleného nastavení. Sám tedy pozná, že přidáváte další informace do tabulky. Formátování vám také přidalo malá tlačítka se šipkou ke každému z nadpisů sloupečků. Když na některé z tlačítek klepnete, zobrazí se vám nabídka pro filtrování a řazení dat. Například ve sloupečku datum si tak můžete jednoduše ponechat zapnuté zobrazení pouze událostí v některém měsíci nebo roce. Stačí nastavit zatrhovátka. Pokud jste údaje o návštěvách lékaře nezadávali chronologicky, pak použijte funkci  Seřadit od nejstaršího k nejnovějšímu a Excel záznamy přeskládá.

3. Součtová tabulka a graf

Jakmile máte data připravena, je na čase vytvořit tabulku, která vám sečte všechny částky pro konkrétního lékaře. Označte tabulku, přepněte se na kartu Vložení, klepněte na tlačítko Kontingenční tabulka a vyberte Kontingenční graf. V dialogu pak ponechejte beze změny část s výběrem tabulky a přepněte si vložení kontingenčního grafu na existující list. Poté myší klepněte někde vedle tabulky s informacemi o návštěvách lékaře. Excel vyplní umístění grafu a poté můžete jeho vložení potvrdit tlačítkem OK nebo klávesou Enter.

4. Součet částek

V tuto chvíli Excel čeká na výběr sloupečků, která umístí do kontingenční tabulky a grafu. V bočním panelu nadepsaném jako Seznam polí kontingenční tabulky zatrhněte políčka Lékař a Částka. Okamžitě byste měli vidět graf, který zobrazí jednotlivé lékaře a stupnici s částkami, které jste u lékařů utratili. Nad grafem vám Excel nabídne tabulku se součty částek pro jednotlivé lékaře a celkovým součtem.

5. Úprava grafu

Výchozí graf je sice dostačující, jeho vzhled však můžete upravit. Na graf klepněte a v kartě Návrh rozbalte nabídku Styly grafů. Vyberte si například některé z prostorových zobrazení, klepnutím na něj změnu potvrďte a prohlédněte si výsledek.

6. Změna typu grafu

Výchozí kontingenční graf je sloupcový, ovšem pokud nechodíte k více jak sedmi lékařům, můžete si jej změnit na oblíbený koláčový graf. Ponechejte jej označený a na kartě Návrh klepněte na tlačítko Změnit typ grafu. Zobrazí se vám dialog, ve kterém se přepněte na Výsečové grafy a zvolte si Rozložený výsečový s prostorovým efektem. Pokud se vám nelíbí natočení grafu, klepněte na něj pravým tlačítkem, zvolte Prostorové otočení a zkuste změnit hodnotu Y.

Údaje v grafu

Při výběru políček, která se zobrazí v kontingenční tabulce, dávejte dobrý pozor. Pokud zvolíte i datum, nezobrazí se součty pro jednotlivé lékaře, ale Excel bude data v grafu zpracovávat den po dni. Můžete nicméně vyzkoušet zapnutí všech údajů a podívat se, jak bude výsledek vypadat. Nastavení kontingenčního grafu a tabulky zobrazíte vždy, jakmile znovu klepnete na graf.